Als Autodesk Anfang 2023 sein Lizenzmodell veränderte, bedeutete das für viele Unternehmen vor allem: Unsicherheit. Bei RWE aber wurde aus der Herausforderung schnell ein strategisches Projekt. Mit Unterstützung von Cideon gelang es, sowohl die Lizenz-Landschaft zu konsolidieren als auch eine neue Lizenzlogik mit maximaler Transparenz, Flexibilität und Kosteneffizienz zu etablieren – über alle internationalen Gesellschaften hinweg.

Die Ausgangslage war alles andere als trivial: historisch gewachsene, dezentrale Strukturen mit unterschiedlichsten Produkten, Laufzeiten und Preisen. Als Grundlage für das Projekt diente eine konzernweite Nutzerbefragung. „Wir mussten herausfinden: Wer nutzt welche Software? Und ist die Nutzung weiterhin geplant?“, sagt Ralf Meinert, externer Lizenzmanager bei RWE.

STRUKTUR SCHAFFT SPIELRAUM

In einem ersten Schritt wurden alle Autodesk-Lizenzen in einem zentralen Vertrag mit einheitlicher Laufzeit gebündelt – verwaltbar über ein zentrales Lizenzmanagement, das künftig skalierbar bleibt. Ein Baustein dabei: die Einführung des Autodesk Premium Plans. So konnten Nutzungsdaten anonymisiert ausgewertet und erstmals sichtbar gemacht werden. Auf dieser Grundlage erfolgte eine gezielte Differenzierung: Vielnutzende erhielten feste Lizenzen, Gelegenheitsnutzende wurden auf das Flex-TokenModell umgestellt. Mehr als 100 Beschäftigte arbeiten heute über dieses Modell – bezahlt wird nur an Nutzungstagen. Frei gewordene Lizenzen wurden an Vielnutzende umverteilt. „Unterm Strich konnten wir deutlich mehr Mitarbeitende mit Autodesk-Software ausstatten – mit erheblichen Kostenvorteilen“, sagt Meinert.

LANGFRISTIG TRAGFÄHIG

Für Cideon war dabei klar: Die Lösung muss nicht nur heute funktionieren, sondern auch langfristig tragfähig sein. So begleitete das Team von Cideon nicht nur die technische Implementierung, sondern auch strategische Lizenzentscheidungen. RWE investierte vorausschauend in zusätzliche Subscriptions – zu günstigen Konditionen, mit Blick auf künftigen Bedarf. Das Ergebnis: eine skalierbare, zukunftssichere Lizenzlandschaft.

Cideon stellte als Partner während des gesamten Projekts einen engen, lösungsorientierten Austausch sicher – von der Bedarfserhebung über die Einführung des Autodesk Premium Plans bis hin zur datenschutzkonformen Auswertung. Auch das Zusammenwirken verschiedener Abteilungen spielte eine zentrale Rolle für den Erfolg des gesamten Projekts.